要讓項(xiàng)目里的文字、數(shù)字都能完完整整地呈現(xiàn)在表格上，就要給它們設(shè)定一個(gè)合適的列寬。一般來說，將光標(biāo)移到某一列的最上面，當(dāng)其變成下圖①處的形狀，鼠標(biāo)雙擊字母右邊的“|”，就能使左邊的那一列（B）自動(dòng)調(diào)整為合適的列寬。對于內(nèi)容屬于同類的列（C、D、E），最好設(shè)定為相同的列寬，這樣看起來更整齊。

具體操作方法是，先選中上述 3 列，再在②處單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇③處的“列寬”命令，在出現(xiàn)的新窗口④處輸入一個(gè)合適列寬值，最后點(diǎn)擊“確定”按鈕。

3. 設(shè)定恰當(dāng)?shù)淖煮w和字號

作者在書中給出的建議是：英文字體設(shè)為 Arial，日文字體設(shè)為 MS PGothic，我覺得在簡體中文環(huán)境中，可以都設(shè)定為“微軟雅黑”。此外，字號可以維持 Excel 的默認(rèn)值 11，但一定要保持整張表格的字號統(tǒng)一。如果有要強(qiáng)調(diào)的部分，可以用顏色標(biāo)示出來，而不是刻意把字體放大。

4. 數(shù)字用千分撇區(qū)隔

也就是對于較大的阿拉伯?dāng)?shù)字，每 3 位用一個(gè)“逗號”隔開，這個(gè)“逗號”就是“千分撇”。因?yàn)槿绻麤]有它的話，就得一個(gè)個(gè)地去數(shù)位數(shù)，給閱讀帶來不便。

當(dāng)然，千分撇不必手動(dòng)去添加。如下圖所示，只要選中需要千分撇的單元格，在①處單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇②處的“設(shè)置單元格格式”菜單，在彈出的窗口中點(diǎn)擊③處的“自定義”，再選擇右邊④處的“#,##0”，最后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。

當(dāng)單元格內(nèi)的數(shù)字是貨幣并且金額較大的時(shí)候，可以（如下圖所示）以“千元”為單位，然后略去百位數(shù)以下的 3 個(gè) 0。因?yàn)槿绻浴霸睘閱挝?，位?shù)顯得太多，不易閱讀。

如果位數(shù)再多的話，還可以用“百萬元”或“十億元”等單位來代替更多的 0。雖然中文中也會(huì)使用“萬元”或“億元”等單位，但 Excel 并不使用這些位。

5. 不填入內(nèi)容的單元格用“N/A”表示

有時(shí)候，表格中會(huì)有不需要填入任何內(nèi)容的單元格。如果一直空著不管的話，那在制作表格的過程中，很容易分神去思考那些單元格究竟是“之后要計(jì)算出數(shù)字的單元格”，還是“不需要填入內(nèi)容的單元格”。為了消除這種不必要的壓力，請?jiān)谶@些單元格中填入“N/A”（如下圖所示）：

“N/A”是“Not Applicable（不適用）”的英文縮寫，代表此處不需要填入內(nèi)容。此外，還有一種不太常用的縮寫“N/M”，是“Not Meaningful（無意義）”的意思，一般用在除數(shù)是 0 等“無法計(jì)算”或者“計(jì)算結(jié)果沒有意義”的情況。

6. 項(xiàng)目下的細(xì)項(xiàng)要縮排

在 Excel 表格中，如果想讓對方一眼就看懂?dāng)?shù)據(jù)的含義或計(jì)算方式，最好把項(xiàng)目下的細(xì)項(xiàng)向右縮排。在下圖的表格中，把細(xì)項(xiàng)向右縮一排，就能很清楚地知道：“銷貨收入”是由“銷貨數(shù)量 × 單價(jià)”計(jì)算出來的結(jié)果。

縮排的具體操作是，先選中需要縮排的單元格，然后點(diǎn)擊工具欄上（如下圖所示）的“增加縮進(jìn)量”按鈕即可。每點(diǎn)擊一次，增加一級縮進(jìn)量。

7. 單位要自成一欄

（如下圖所示）若把“元”、“個(gè)”、“%”等單位與“銷貨收入”、“銷貨數(shù)量”等項(xiàng)目名稱合并在同一列單元格里，由于各單位的位置前后不一，很難一眼就找到單位在哪里。為了讓單位的位置更加明確，應(yīng)該增加一個(gè)專用的欄位，把單位統(tǒng)一輸入到該欄中。

8. 文字靠左對齊，數(shù)字靠右對齊

文字或數(shù)字的位置若參差不齊，會(huì)阻礙閱讀。因而，需要根據(jù)其閱讀順序進(jìn)行對齊。因?yàn)槲淖值拈喿x方向是由左到右，而數(shù)字的閱讀方向是由右到左（個(gè)、十、百、千、萬……），所以最自然的對齊方式是：文字靠左對齊（下圖①處），數(shù)字靠右對齊。如果一列中既有文字又有數(shù)字，那就讓文字配合數(shù)字靠右對齊（下圖②處）。

把數(shù)字靠右對齊還有一個(gè)理由：正確的表格格式是沒有豎線的。因此若能把數(shù)字全部靠右對齊的話，即使沒有豎線，也不會(huì)造成數(shù)字在閱讀上的困擾。如此一來，表格也不必添加多余的線條，反而顯得簡潔易讀多了。

9. 表格不要從 A1 單元格開始

用 Excel 制作表格時(shí)，很多人習(xí)慣從工作表左上角的“A1”單元格開始，但這樣的話，一來頁面上看不見上方的框線，二來表格的左側(cè)也沒有空間。如果從“B2”開始的話，上面空一行，左邊空一列，不但能夠看見上方的框線，也能夠很清楚地掌握表格的范圍。因此，正確的表格格式應(yīng)該是從“B2”開始，并且在表格的最右側(cè)再加上一個(gè)空白列，將它和 A 列的列寬都設(shè)定為“3”（如下圖所示），這會(huì)讓整張表格看起來更美觀。

10. 表格框線上下粗，其余細(xì)

如果把表格用 Excel 默認(rèn)的實(shí)線框成格子狀的話，由于區(qū)隔整張表格的線條粗細(xì)都一樣，因此表格中的數(shù)字會(huì)變得非常難以閱讀，表格本身也顯得相當(dāng)死板。如果想要制作出數(shù)字清楚、版面利落的表格，就不要使用太粗的線條，也不要使用多余的線條。

具體來說，表格的最上端和最下端可以使用粗線，以標(biāo)示出表格的范圍。至于表格中間，只要使用最細(xì)的虛線畫橫線即可，也不需要畫豎線，這樣才能讓整張表格看起來一目了然。

具體操作方法是，（如下圖所示）先選中整個(gè)表格，然后在①處單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇②處的“設(shè)置單元格格式”菜單。在彈出的窗口中點(diǎn)擊③處的“邊框”標(biāo)簽，分別在線條“樣式”中選擇⑥，點(diǎn)擊④⑤處的邊框線；選擇⑧，點(diǎn)擊⑦處的邊框線。最后，點(diǎn)擊“確定”按鈕讓設(shè)置生效。

此外，還可以在 Excel “視圖”標(biāo)簽頁中去掉“網(wǎng)絡(luò)線”復(fù)選框前面的“√”（如下圖箭頭所指）。這樣，表格中就不顯示那些影響閱讀的網(wǎng)格線了。

11. 改變背景的顏色

毫無色彩的表格看起來相當(dāng)呆板，如果能在重要的部分填上色彩，就很容易凸顯該處的重要性。但選用濃烈、鮮艷的色彩，會(huì)使數(shù)字看不清楚。因此，最好選用淡色（其中水藍(lán)色和淡粉紅色比較常用）來填充單元格（如下圖所示）。此外，顏色的種類最多不要超過 3 種。

12. 改變數(shù)字的顏色

要想讓 Excel 表格中的數(shù)字看起來更簡單易懂，也可以利用色彩來強(qiáng)調(diào)，以下是 3 個(gè)常用的顏色使用原則：

按照上述原則給單元格內(nèi)的不同內(nèi)容應(yīng)用不同的顏色，能讓人明白哪些是重要的數(shù)字。