企業(yè)舉辦對(duì)外活動(dòng)，想要邀請(qǐng)到媒體到現(xiàn)場(chǎng)拍攝和報(bào)道，必須提前與媒體建立良好的關(guān)系。

事實(shí)上，大多數(shù)企業(yè)并不具備這種媒體資源，往往都需要找媒體邀約機(jī)構(gòu)來(lái)負(fù)責(zé)邀請(qǐng)媒體。邀請(qǐng)成功后，許多活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的工作還是由企業(yè)自己的工作人員來(lái)負(fù)責(zé)或協(xié)助的。例如，包括媒體簽到區(qū)在內(nèi)的活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的布置。

整潔、嚴(yán)肅又不失溫馨的媒體簽到區(qū)，能夠讓媒體記者更具好感。那么，企業(yè)需要如何來(lái)布置簽到區(qū)呢？51媒體網(wǎng)胡sir認(rèn)為需要做到以下幾點(diǎn)。

一、簽到區(qū)的位置要顯眼。

簽到區(qū)要讓參加活動(dòng)的人一眼就能看到，通常會(huì)設(shè)置在舉辦活動(dòng)的酒店一層大堂或發(fā)布會(huì)場(chǎng)地的入口附近。這些地方都是參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的必經(jīng)之路，很容易被注意到。

二、設(shè)置背景板。

簽到桌的后方最好設(shè)置一面印有活動(dòng)名稱、企業(yè)logo的背景板，這樣既顯得活動(dòng)正式，又令簽到區(qū)非常醒目和美觀，也可以對(duì)活動(dòng)和企業(yè)起到一定的宣傳作用。

三、簽到區(qū)按參會(huì)人員的身份劃分區(qū)域。

在發(fā)布會(huì)等大型活動(dòng)中，前來(lái)簽到的人員比較多，不僅有各家媒體，還有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)內(nèi)嘉賓，有的演出活動(dòng)還會(huì)有觀眾，如果是有明星參與的活動(dòng)，現(xiàn)場(chǎng)還可能有前來(lái)應(yīng)援的粉絲。為了避免混亂，需要按照參會(huì)人員的不同身份將簽到區(qū)進(jìn)行劃分，不同身份的人員在相應(yīng)的通道內(nèi)排隊(duì)，到相應(yīng)的簽到桌前簽到，由不同的人員負(fù)責(zé)接待。

四、簽到桌物品的擺放。

簽到桌上需要擺放簽到所需的物品，不同活動(dòng)有各自的簽到方式，用到的物品也有所不同，例如紙、筆、筆記本電腦、掃碼器、入場(chǎng)證件、手環(huán)等。除了簽到的必需品外，還可以在簽到桌上擺放一些鮮花或其他小飾物，使簽到臺(tái)看起來(lái)正規(guī)而又不失溫馨。

五、接待人員的配置。

簽到區(qū)需要安排專門(mén)的工作人員負(fù)責(zé)簽到和接待事宜。不同的區(qū)域的人員需要區(qū)分開(kāi)來(lái)，以免混亂。負(fù)責(zé)媒體簽到的工作人員不但要為到場(chǎng)的媒體記者做好簽到登記，核實(shí)無(wú)誤，還需要將提前準(zhǔn)備好的新聞稿件和活動(dòng)物料分發(fā)給媒體。

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